Was bezweckt die Einführung der E–Rechnung?
Die Europäische Union will ab Januar 2028 grenzüberschreitend elektronische Rechnungen (E-Rechnung) nur noch in einem bestimmten Format zulassen. Ziel ist es, Rechnungsprozesse zu vereinfachen und Mehrwertsteuerbetrug einzudämmen. Das deutsche Wachstums-chancengesetz enthält deshalb die Vorgabe, dass der Rechnungsverkehr zwischen Unternehmen und zwischen Unternehmern (B2B) schrittweise auf rein elektronische und damit maschinell verarbeitbare Rechnungen umgestellt werden. Deshalb müssen die Softwaresysteme nun sukzessive für das neue Rechnungsformat aufgerüstet werden. Die technischen Formate für die E-Rechnung werden von den Softwareanbietern immer mehr zur Verfügung gestellt.

Was versteht man unter einer „E-Rechnung“?
In der Praxis besteht häufig das Missverständnis, dass elektronisch übermittelte Rechnungen die aktuellen Anforderungen bereits erfüllen. Elektronische Rechnungen sind allerdings standardisierte, maschinenlesbare Rechnungen, die automatisiert weiterverar-beitet werden können. Die bereits in der Praxis übliche Rechnung im PDF-Format ist keine elektronische Rechnung in diesem Sinne. Dies gilt auch für Rechnungen in den Formaten „tif“ oder „jpeg“.
Die in der Wirtschaft übliche E-Rechnung im sogenannten „ZUGFeRD-Format“ besteht aus einem hybriden Datenformat, die sich ebenfalls wie ein PDF lesen, ausdrucken und per E-Mail verschicken lässt. Gleichzeitig werden in einem standardisierten XML-Format die Rechnungsdaten erzeugt, die die entsprechende Software beim Empfänger automatisiert ausliest und verarbeitet (siehe dazu auch S.3).

Ab wann ist mein Betrieb betroffen?
Der „Vorrang von Papierrechnungen“ im B2B-Bereich entfällt stufenweise ab dem Januar 2025.

• Ab 01.01.2025 müssen alle Unternehmen für strukturierte elektronische Rechnungs-formate Empfangsbereit sein.
• Ab 01.01.2027 gilt die verpflichtende Ausstellung elektronischer Rechnungen an un-ternehmerische Leistungsempfänger für alle Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 EUR.
• Ab 01.01.2028 gilt die verpflichtende Ausstellung elektronischer Rechnungen an un-ternehmerische Leistungsempfänger für alle Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 EUR.

Von der B2B E-Rechnungspflicht unbefristet befreit sind Rechnungen bis zu 250 EUR sowie Rechnungen an den privaten Kunden. Ebenfalls ausgenommen sind Rechnungen, bei denen keine Mehrwertsteuer ausgewiesen werden muss (Kleinstunternehmerrege-lung gem. § 19 UstG).

• Bereits seit 2020 sind die Lieferanten im Rahmen öffentlicher Aufträge für den Bund und seiner Behörden zur Einlieferung von elektronischen Rechnungen verpflichtet. In den Bundesländern gelten zum Teil noch abweichende Regelungen.

Was heißt das für mich als Betrieb? Bin ich auch betroffen?
Vorprüfung! Sie sind betroffen, wenn Ihr Unternehmen:

□ Rechnungen von anderen Unternehmen erhält und

□ nach dem Stichtag Rechnungen an Unternehmenskunden ausstellt, die höher als 250 EUR (netto) sind.

Haben Sie in beide Kästchen einen Haken gesetzt? Dann müssen Sie handeln, was zu tun ist, kommt auf Ihre betriebliche Situation an:

1. Option: Erstellt Ihr Betrieb Rechnungen noch manuell oder mit einer Software, die keine kaufmännische Software ist (z. B. Word, Excel, andere Textverarbeitung etc.) und dann per Brief, per Fax oder als PDF-Datei per E-Mail an die Kunden schickt, dann müssen Sie Folgendes veranlassen:

□ Einführung einer kaufmännischen Software, die die offizielle und jeweils aktuelle Version der E- Rechnung unterstützt (einschließlich elektronischer Aufbewahrung). oder

□Verpflichtung eines externen Dienstleisters, der Ausgangsrechnungen in Ihrem Na-men im offiziellen Format für die E-Rechnung ausstellen und versenden sowie Ein-gangsrechnungen entgegennehmen und verarbeiten kann. Bitte dabei die elektroni-sche Archivierung nicht vergessen.

TIPP: Entsprechende Dienstleister finden Sie etwa über den Verband elektronische Rechnung (VeR) > https://www.verband-e-rechnung.org/.
Hier finden sich auch kostenlose Webinarangebote, z. B. https://events.teams.micro-soft.com/event/9c3ad8c7-a4e5-40ae-b0a4-1f165cf27e5b@2a33cc0e-37d4-4fb0-8e87-6905968a164c

2. Option: Ihr Betrieb hat bereits Software für die Rechnungsstellung im Einsatz:

□ Sprechen Sie mit dem Anbieter der Software.
□ Stellen Sie sicher, dass die Software rechtzeitig die offizielle und jeweils aktuelle Version der E- Rechnung erstellen und digital sicher versenden sowie elektronische Eingangsrechnungen entgegennehmen und verarbeiten kann.
□ Stellen Sie zudem sicher, dass elektronische Rechnungen elektronisch und unver-änderbar aufbewahrt werden können.

3. Option: Ihr Betrieb arbeitet bei der Rechnungsstellung mit einem externen Dienstleister, zum Beispiel mit Ihrem Steuerberater:
□ Sprechen Sie mit dem Dienstleister.
□ Stellen Sie sicher, dass Ihr Dienstleister rechtzeitig die offizielle und jeweils aktuelle Version der E- Rechnung ausstellen und digital sicher versenden kann und dass er in der Lage ist, elektronische Eingangsrechnungen entgegenzunehmen, zu verar-beiten und elektronisch zu archivieren.

Welches E-Rechnungsformat ist für meinen Betrieb am sinnvollsten?
Bereits aktuell werden im Rechnungsausgang durch einige Rechnungsempfänger bestimmte Formate gefordert. In der Praxis gibt es zwei wesentliche Alternativen: den Standard der öffentlichen Verwaltung “XRechnung” und das in der Wirtschaft gängige Format “ZUGFeRD”, das in der neusten Version 2.1.1 auch die Vorgaben der Verwaltung erfüllt. Beide Formate können mit einer entsprechenden Software erstellt werden.
Bei einer XRechnung handelt es sich um ein XML basiertes Rechnungsformat. Hier gibt es keinen für den Menschen lesbaren Teil. Die XRechnung ist das Datenformat für die Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern wie dem Bund (oder den Bundesbehörden).
ZUGFeRD:
Die Abkürzung ZUGFeRD steht für “Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland”. Bei einer ZUGFeRD Rechnung handelt es sich um ein hybrides elektronisches Rechnungsformat. Hybrid bezieht sich hierbei auf die Lesbarkeit des Dokuments: Eine entsprechende Rechnung besteht aus dem für Menschen lesbaren PDF-Format sowie aus dem für Maschinen lesbaren XML-Format. Inhaltlich unterscheiden sich die Datentypen in der Regel nicht. Sollten doch einmal Abweichungen vorkommen, gelten die XML-Daten. Die XML-Datei ist im PDF eingebettet, sodass beim Versand immer beide Dateitypen verschickt werden. Eine ZUGFeRD Rechnung kann über verschiedene Wege übermittelt werden, sei es über E-Mail, Datenaustausch oder Upload und Download.

Muss mein Vertragspartner zustimmen, dass ich ihm die Rechnung elektronisch zustelle?
Nein, dass die Papierrechnung grundsätzlich Vorrang hat, gilt nicht mehr. Die Zustimmung des Empfängers für den Erhalt von E-Rechnungen ist deshalb nicht (mehr) erforderlich. Eher im Gegenteil: Schon während der Übergangszeit bis 2028 muss der Rechnungsempfänger der Abweichung von der E-Rechnungs-Verpflichtung bei „sonstigen“ elektronischen Formaten (z. B. PDF-Dokumente) explizit zustimmen.

Quelle: Tischler Schreiner Deutschland